Советы профессионально архивиста по созданию домашнего архива

11-12-2018, 07:31
Фото ©
Советы профессионально архивиста по созданию домашнего архива

Большинство людей редко сталкиваются с государственными архивами или частными компаниями, которые оказывают услуги обработки и хранения документов. Тем не менее, наработанный многолетний опыт можно использовать в быту: для организации порядка в личных и семейных бумагах.


Признайтесь, ваши документы, скорее всего лежат в одной коробке, в общей куче, а необходимость найти ту или иную бумагу приводит вас в ужас и отнимает много времени? К сожалению, это очень часто встречающаяся картина.


Для того, чтобы разобраться с тем, как правильно организовать домашний архив, мы обратились к специалистам, для которых хранение и архивирование документов — дело жизни.


Сбор всех бумаг


Первая стадия — это сбор всех имеющихся в вашем доме документов. Для кого-то это просто, ведь все они, хоть и небрежно свалены, но находятся в одном месте. Для кого-то сложнее, если у вас есть привычка разбрасывать документы, а потом «прятать» их в разные места.

Сортировка по категориям


Следующий этап: все бумаги нужно разложить по категориям:


  • документы на недвижимость;
  • документы на транспортные средства;
  • личные документы;
  • медицинские документы;
  • налоговые бумаги;
  • банковские и кредитные документы;
  • квитанции;
  • чеки и гарантийные талоны.

Если у вас несколько квартир или машин, а также несколько членов семьи, то для каждой «единицы» нужно завести отдельную подкатегорию.


В процессе разбора скорее всего потребуется большая коробка, в которой окажутся те бумаги, которые не требуют хранения (их потом нужно сдать на переработку), а также, возможно, придется составлять список, что нужно восстановить.


Определение сроков хранения


В процессе разбора нужно будет анализировать документы еще по одному признаку — наличию «срока годности». Есть бессрочные или долгосрочные документы, например, те же бумаги на недвижимость и транспорт или личные. Их можно сразу складывать в папки — на один объект одна папка, подписанная снаружи.


Все файлы, которые имеют срок годности, нужно разложить по датам. О том, как действовать дальше, мы расскажем на примере квитанций об оплате ЖКХ. По закону их нужно хранить три года. Соответственно, если вы наводите порядок в декабре 2018 года, то у вас должны быть квитанции за 2016, 2017, 2018 годы и за декабрь 2015 года. Вы берете 4 файла, в каждый из которых складываете документы соответствующего года. И делаете наклейку, когда их можно сдать в переработку. Ближайший кандидат — бумаги за 2015 год, на них вы пишете: переработать в январе 2019 года. Как только придет время, вы сможете не глядя отправить их в макулатуру. Так следует поступать со всем, что имеет срок действия.

erid: